Zo haal je het meeste uit spreadsheets

Als je veel gegevens moet bewaren, zoals financiële budgetten, projectplannen en databases, zijn Microsoft Excel-spreadsheet software en Apple’s Google Spreadsheets erg handig.  Stel dat je verantwoordelijk bent voor het opslaan van informatie over de samenstelling van een dorp. Je kunt dan de spreadsheet gebruiken om het adres, de naam en de geboortedatum bij te houden, maar ook de tijd dat de bewoners in het dorp woonden. De verschillen tussen de verschillende spreadsheets kun je hieronder lezen. 

Je kunt daarnaast ook onze LinkedIn, artikelen, Facebook, of Instagram in de gaten houden om elke dag je kennis bij te spijkeren over andere gerelateerde onderwerpen.

Microsoft Excel vs Google Spreadsheet

Het grootste verschil tussen de twee spreadsheets is dat Excel voornamelijk lokaal wordt gebruikt en dat Google Spreadsheets in de cloud wordt gebruikt. Beide sheets zijn hetzelfde in de termen van formules en berekeningen en veel kenmerken daarin zijn hetzelfde. Het grote voordeel aan werken de cloud, is dat je het eenvoudig kunt delen met iedereen die een Google-account heeft. Je kunt een link sturen, waarbij andere gebruikers om toestemming kunnen vragen en tegelijkertijd in het document kunnen werken. Bij Microsoft Excel kan slechts een persoon in het bestand werken op hetzelfde moment.

De belangrijkste verschillen lees je hieronder:

1. Prijs: aan het programma van Excel zitten meer kosten aan verbonden dan aan Google spreadsheets. Google sheets is namelijk gratis en je kunt het altijd en overal gebruiken.  Om gebruik te maken van Excel kun je bijvoorbeeld kiezen voor een 365 graden family pakket waarbij je ongeveer € 99 euro per jaar kwijt bent. Google Spreadsheets is dus qua prijsstelling beter dan Microsoft Excel.
2. Samenwerking: een ander voordeel van Google Spreadsheets is dat het gemakkelijk is om samen te werken. Via Google Spreadsheets kun je dus samen met je team in hetzelfde document werken. Dit maakt samenwerken heel eenvoudig. Aan de andere kant kan het gebruik van Microsoft Excel wijzigingen in Excel volgen, maar met Google Spreadsheets kan de tabel tegelijkertijd worden bewerkt.
3. Opslaan data: als je gebruik maakt van Microsoft Excel, dan moet je het bestand handmatig opslaan. Bij het gebruik van Google Spreadsheets kun je je gerust concentreren op het maken van je blad, want het wordt automatisch opgeslagen op je Google-account. Ideaal!

Conclusie

Zoals je hierboven kunt lezen, wordt Google sheets steeds populairder. Het is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook eenvoudig en simpele samenwerkingsmogelijkheden waardoor het verder gaat dan de functionaliteiten van Excel. Mensen die ‘mac’ gebruiken, geven de voorkeur aan Google Spreadsheets boven Microsoft Excel. Dit komt omdat Microsoft uitblinkt in alle applicaties, maar Microsoft richt zich vooral op Windows in plaats van Mac-gebruikers.

Voordelen spreadsheets

• Je kunt op veel verschillende manieren informatie presenteren. Je kunt een diagram maken waarbij je bijvoorbeeld de bevolking splitst op basis van geslacht of je kunt een tabel maken met verschillende leeftijdsgroepen.
• Via handige filter tools kun je eenvoudig op een specifieke volgorde sorteren, dit kan bijvoorbeeld alfabetisch of op datum.
• Je kunt spreadsheets niet alleen gebruiken voor de simpele cijfers, maar ook percentages, valuta’s en datums kun je gebruiken. Ideaal!
• Als je wijzigingen maakt in het bestand, kun je functies gebruiken op direct opnieuw de waarden te berekenen.

Een aantal basisfuncties

Er zijn een aantal basisfuncties die in bijna alle populaire spreadsheet software te vinden zijn, een aantal zie je hieronder:

SUM () – het totaal berekenen van twee of meer cellen in de spreadsheet. Als je een totaal wilt berekenen, kun je deze functie handig gebruiken.

AVERAGE () – het gemiddelde berekenen van meerdere waarden.

COUNT() – via deze functie kun je tellen hoe vaak een bepaalde waarde voorkomt. Zo kun je bijvoorbeeld het aantal mensen dat drie jaar of korter in een bepaald dorp woont eenvoudig berekenen. Zo hoef je niet eindeloos te blijven rekenen.

Daarnaast zijn er ook een aantal handige mogelijke indelingen:

• Tabel: kleinere datasets en snelle vergelijkingen
• Cirkeldiagram: percentages of proportionele informatie helder weer te geven
• Staafdiagram: items in een groep vergelijken.
• Lijndiagram: gegevens die veranderen in de tijd, bijvoorbeeld website verkeer
• Hittekaart: prestaties per gebied visualiseren, bijvoorbeeld op welke delen van je website veel wordt geklikt

Heb je vragen over dit artikel of wil je dat we een artikel voor je schrijven? Stuur ons dan een berichtje of laat het weten in de comments.