IT’ers stellen vaak niet de juiste vragen

Defensie zal waarschijnlijk wederom falen met een gigantisch IT project

RTL Z schrijft vandaag dat onze staatssecretaris Barbara Visser tegen een miljardenstrop aankijkt. Een cruciaal technologieproject is tijdelijk opgeschort en er hangen op dit moment claims boven het hoofd van Defensie.

Het is niet voor het eerst dat IT projecten van de overheid langer duren, duurder uitpakken of men niet helemaal tevreden is na oplevering. Als het huidige techproject wederom mislukt zou dat weer een enorme klap zijn voor de overheid.

Miljoenen euro’s te weinig

Het IT systeem dat Defensie wil laten bouwen is nog niet begonnen, het gaat namelijk al fout bij de aanbesteding.

Een jaar geleden werd er bij een systeem van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit ook aan de rem getrokken. Het project van de NVWA zou eigenlijk 36 miljoen kosten, maar het budget liep al snel uit naar ruim 96 miljoen euro. Dat is bijna drie keer zoveel als dat er oorspronkelijk begroot werd. Dat project werd gestopt bij 65 miljoen euro, omdat er al snel duidelijk werd dat dat project nooit naar tevredenheid afgerond zou worden.

Voor een IT project om een nieuw bevolkingsregister te maken bleek er ook te weinig begroot te zijn om het project af te maken. Nadat er tientallen miljoenen in waren gestoken werd er gevreesd dat er ruim 250 miljoen meer nodig was.

Bang om te stoppen

Ook projecten zoals de ov-chipkaart, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en het C2000 alarmsysteem zijn in 2014 mislukt. Het falen van deze projecten was zo groot dat ze geleid hebben tot een parlementair onderzoek. Dat onderzoek liet zien dat de overheid haar ambities niet waarmaakt en de projecten niet onder controle heeft.

Een hoogleraar ICT aan de TU Delft Marijn Janssen vertelt dat de Rijksoverheid vaak bang is om te stoppen, omdat er al tientallen miljoenen geïnvesteerd zijn in zo’n project. Men denkt dan: we hoeven het systeem niet weg te gooien als we er nog een paar miljoen inpompen. Helaas werkt zo’n gang van zaken meestal averechts.

De juiste vragen

Er is in 2016 een onderzoek geweest waaruit bleek dat ruim 40% van de grotere IT projecten die worden uitbesteed falen.

Het is enorm belangrijk om van tevoren van een project exact te weten hoe het project eruit komt te zien. De verwachtingen van de klant zijn extreem belangrijk. De klant moet hierbij wel duidelijk zijn: wat moet er waarom gebeuren en in welke volgorde? Hoe duidelijker een klant is, hoe groter de kans dat deze achteraf tevreden is.

Een ander belangrijk punt is dat veel IT’ers en klanten te veel in één keer willen doen. Het is belangrijk om rekening te houden met een projectscope. Vaak begint een opdracht als een IT-project, maar verandert dit gedurende het project in een organisatieveranderingsproject. Als je daar onderweg achter komt is dat heel link.

Vanuit de opdrachtnemer is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de juiste vragen gesteld worden en er duidelijk wordt doorgevraagd waarom bepaalde wensen bestaan. De behoefte is vaak belangrijker dan de gewenste functionaliteiten, want klanten geven zelf oplossingen voor zaken die wellicht eenvoudiger of beter kunnen.

Wat vind jij?

Is het de taak van de IT’er om alles goed in kaart te brengen? Of moet de klant duidelijk zijn? We horen het graag in de reacties hieronder!